J’ai testé la rétrospective M&M’s

En tant que Product Owner, nous sommes garant de la livraison et de la qualité d’un produit. C’est à nous d’optimiser le travail de notre équipe, en trouvant les bons outils et bonnes pratiques à mettre en place. La rétrospective en fait partie !

(Certains pourraient dire que c’est le rôle du Scrum Master, mais n’est-ce pas une fonction qui doit disparaître quand l’équipe devient mature ? Ce sera le sujet d’un autre débat 🙊)

Pourquoi la rétrospective ? Parce qu’elle nous permet d’identifier ce qui peut être amélioré et d’itérer vers de meilleurs process, donc vers un meilleur produit !

Les rétrospectives pouvant devenir rébarbatives et chronophages, j’ai décidé de m’intéresser aux différents formats qui rendent l’exercice plus ludique et innovant.

Avant toute chose, rappelons ce qu’est une rétrospective

Incontournable de l’agilité, la rétrospective est l’un des 4 fantasti… rituels de Scrum : un moment dédié à l’équipe pour prendre du recul et analyser sa manière de travailler afin de l’améliorer.

Dans un cadre agile, comme Scrum, la rétrospective a lieu à chaque fin de sprint : l’équipe se réunit et échange non pas sur ce qu’elle a produit pendant le sprint (le « quoi »), mais sur la façon dont elle l’a produit (le « comment »).

Dans l’optique d’amélioration continue, ce moment est certes un moment où l’on ne produit pas, mais il est crucial au bon fonctionnement de l’équipe : c’est un investissement. Cela permet à la fois de soulever des points bloquants dans l’organisation, des erreurs, des incompréhensions, des choses à améliorer… mais également les points positifs, les victoires, ce qui fonctionne et qu’il faut maintenir pour le succès de votre mission.

Même sans travailler sur un produit ou en Agile, la rétrospective est parfaitement adaptée pour tout travail d’équipe !

Comment organise-t-on une rétrospective ?

Maintenant que l’on a défini l’objectif de la rétrospective, il est important de garder en tête quelques éléments pour son bon déroulement :

  • Seule l’équipe (la Scrum Team, si on est en Scrum) participe à cette réunion
  • Tous les membres de l’équipe participent : chacun est libre d’exprimer son avis, l’idée étant d’être transparent, d’écouter et d’apprendre des autres
  • Toujours penser l’équipe comme un tout et rester bienveillant dans ses propos. Vous êtes tous dans le même bateau : un échec (au même titre qu’une victoire) n’est pas personnel, il est collectif
  • Le time boxing (la gestion du temps, somme toute) est ton ami ! Plus l’équipe est nombreuse, plus il est important de surveiller le temps pour s’assurer que tout le monde puisse s’exprimer tout en maintenant le déroulé de la réunion

Et les M&M’s dans tout ça ?

Pour animer cette rétrospective, il vous faut :

  • Des M&M’s, of course
  • Une légende pour rappeler la signification des couleurs
  • Des post-it

J’ai testé le format sur une équipe de 8 personnes. Voici comment j’ai procédé :

1. Introduction (5min)

Si c’est la première fois que vous faites une rétrospective, rappelez à l’équipe l’objectif et les consignes. (d’ailleurs, même si ce n’est pas la première fois, c’est toujours bien de le faire !)

Ensuite, munissez-vous d’un paquet de M&M’s : expliquez aux participants qu’ils devront en piocher tour à tour. En fonction de la couleur du M&M’s pioché, ils s’exprimeront sur un sujet particulier.

Voici les règles que j’avais choisi :

  • ROUGE : partage-nous un moment stressant, qui t’a agacé ou ne s’est pas bien déroulé selon toi.
  • VERT : quelque chose qui s’est bien passé, qui t’a plu ou dont tu es fier(e) !
  • BLEU : dis-nous ce qui aurait pu t’aider, quelque chose ou quelqu’un qui pouvait te débloquer dans une situation.
  • ORANGE : si tu veux remercier quelqu’un, c’est le moment !

J’ai gardé 2 couleurs pour ajouter un côté informel à la réunion :

  • JAUNE : raconte-nous une anecdote marrante qui s’est passée pendant le sprint.
  • MARRON : nope… pioche à nouveau !

Libre à vous de redéfinir les règles en fonction du prisme que vous voulez donner à votre rétrospective.

2. On pioche, on discute, on classifie (35 min)

Une fois que les consignes sont énoncées et comprises par tous, c’est parti !

Dès qu’un participant aborde un sujet après avoir pioché un M&M’s, la discussion se fait naturellement entre les membres de l’équipe. En tant que facilitateur, n’hésitez pas à demander, lors de l’énonciation d’un sujet, si d’autres participants ont le même retour pour optimiser le temps. Aussi, veillez à ce que le sujet ne dérive pas sur autre chose et au respect du time boxing pour permettre à tout le monde de s’exprimer. Si la discussion a du mal à prendre, n’hésitez pas à utiliser la méthode des 5W par exemple, pour donner un peu plus de matière.

La méthode des 5W : les cinq pourquoi 🤔
Lorsqu'un problème se pose, remontez jusqu'à sa source en posant 5 fois la question "pourquoi". C'est en trouvant la cause principale d'un problème qu'on peut vraiment le résoudre ;)

J’ai également utilisé un management visuel pour afficher chaque sujet abordé à l’aide de post-it (un sujet = un post-it !). Cela me permettait de classer les sujets au fur et à mesure.

3. On vote (5min)

Maintenant que nous avons abordés tout un tas de sujets, c’est le moment pour l’équipe de voter pour ceux qu’elle juge les plus importants et/ou urgents à traiter pour le prochain sprint.

J’ai mis à disposition 3 gommettes par participants : libre à eux de les utiliser comme ils le souhaitent. Les sujets à traiter sont ensuite priorisés en fonction du nombre de votes, l’idée étant d’en sélectionner 3 pour la suite de la réunion.

4. On propose des solutions (30min)

Ça y est, nous avons nos 3 sujets. Pour chacun, les participants vont pouvoir échanger à nouveau, mais cette fois pour proposer des solutions.

Que peuvent-ils faire ou mettre en place pour s’améliorer ? Quelle solution serait faisable et envisageable pour répondre à notre problème ?

Pour chaque solution, faites-en sorte que les membres de l’équipe désignent toujours une personne « responsable » du sujet, afin d’assurer que cela sera mis en place et pas seulement planifié.

À vous de jouer !

En tant que facilitateur, gardez bien en tête que c’est votre rôle de cadrer les échanges, surveiller le temps et garantir le bon déroulé de la réunion.

Aussi, l’intérêt d’une rétrospective, c’est sa continuité dans le temps : prenez des notes de vos échanges, faites des comptes rendus à chaque fin de réunion pour mesurer votre courbe d’amélioration d’un sprint à l’autre et si vos efforts ont porté leur fruit.

Cadence et amélioration continue sont les maîtres mots !

Avis de l’auteur

J’ai testé ce format sur une équipe pas du tout familière avec l’agilité.

À l’occasion d’un déplacement à l’étranger pour former un client au pilotage de projets Agile, j’ai animé cette rétrospective sous forme d’atelier, à la suite d’une présentation du framework Scrum.

C’était une première pour eux : ils découvraient l’agilité, le principe d’itération, le lean… En plus de les faire participer à une réunion au format peu ordinaire comme celle-ci, il fallait leur insuffler ce nouvel état d’esprit : gros challenge.

Malgré un départ très timide et peu convaincu de l’équipe (il faut l’avouer), le fait d’avoir opté pour ce format amusant des M&M’s leur a permis de se détendre et de briser la glace. Au fur et à mesure, ils ont fini par tous jouer le jeu et s’exprimer sans filtre.

Pour ma part, c’était un succès. Les retours des participants m’ont confirmé qu’au delà d’apporter un peu de fraîcheur aux équipes agiles habituées aux rétrospectives, ce format permet aussi à des équipes non agiles et peu habituées aux cadres de réunion plus « atypiques », de s’initier (et d’adhérer !).

NB : évitez de planifier cette rétro juste avant ou après le déjeuner… 🙃

Mathilde
Added
Product Owner

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