DesignOps – Alignement et priorisation des chantiers.

On aborde une problématique cruciale pour les professionnels du DesignOps : l’alignement et la priorisation des chantiers. Cette discipline vise en effet à optimiser la manière dont les designers travaillent. Elle permet d’optimiser les processus, les outils et la collaboration entre designers et avec les autres parties prenantes. Pour atteindre cet objectif, les DesignOps doivent identifier, analyser et prioriser les besoins de l’équipe. On analyse aussi les processus, les outils de collaboration et la culture du design. Alors par où commencer ?

Aligner les chantiers avec les enjeux Business pour développer la practice DesignOps.

Dans toute organisation, il est important d’aligner les projets en cours avec les enjeux business. Cela implique la définition d’objectifs clairs pour chaque projet, ainsi que l’identification de KPI (Key Performance Indicators) pour mesurer leur progression et leur succès. En outre, il est important d’identifier des porteurs de projets clés pour chaque chantier dans une pratique DesignOps. Il est surtout essentiel de mettre en place une gouvernance et un suivi adapté pour garantir la priorisation et l’avancement.

On vous invite fortement à lire l’article F.L.E.U.R. , notre framework pour créer une organisation auto-apprenante. Ce framework vous propose un système de visualisation et d’alignement.

Choisir les problèmes à résoudre et les opportunités à approfondir

Il est difficile de réussir si on ne s’est pas fixé en amont ses propres objectifs de réussite. Et comme dirait un certain Oscar Wilde, « Il faut toujours viser la lune, car même en cas d’échec on atterrit dans les étoiles”.

Définir ses OKRs et choisir ses batailles dans sa practice DesignOps.

Le système des OKRs (Objectifs Key Results – Objectifs et Résultats Clés) permet aux équipes de choisir leurs batailles. Il permet de se concentrer sur les idées et les opportunités à approfondir pour les résoudre. En effet, il est très facile de s’éparpiller si la feuille de route d’un DesignOps n’est pas claire.

Cette méthode est idéale pour le leadership agile. Elle permet de fixer des objectifs dans les entreprises. Poser les OKR permet d’accroître la transparence, l’alignement, la concentration et l’agilité au sein de l’organisation. Pour étayer le propos, on vous propose de visionner le Ted Talk du légendaire investisseur John Doerr qui est le meilleur défenseur de la gestion par OKR.

Plus concrètement les Key Results (Résultats Clés) correspondent à la mise en œuvre de l’objectif d’inspiration de manière pragmatique et quantifiée. Il s’agit d’une mesure du travail, et non le travail lui-même. « Créer 5 pages web » est un travail. « Une augmentation de 5 % du nombre de pages vues est un résultat clé.

Ce qu’il faut savoir sur les OKR

• N’attendez pas que cela vienne d’en haut, vous pouvez commencer en toute autonomie.
• Définissez la direction que vous souhaitez prendre, l’orientation que vous souhaitez atteindre.
• Un OKR doit être ambitieux mais réalisable.
• Un OKR doit être mesurable.
• Les OKRs doivent être mis à jour chaque trimestre.
• Le nombre d’objectifs à atteindre au cours d’un trimestre ne doit pas être supérieur à 4 afin de ne pas perdre de vue l’objectif à atteindre.
• La première version ne sera pas bonne, mais elle sera affinée tous les trois mois.
• Les OKRs ne doivent pas être utilisés pour l’évaluation annuelle.

Quelques exemples d’OKRs en Design Ops

• Objectif 1 : Mettre en place l’environnement adéquat pour faciliter la communication et apporter un soutien efficace aux employés.
  • Key results :
    • 60% de l’équipe sait où trouver automatiquement la documentation dédiée.
    • 80% de l’équipe dispose d’une vue d’ensemble et d’un état d’avancement du travail, avec les feuilles de route et les indicateurs de performance, grâce à un outil simple (et sans dépendances).
    • Toute l’équipe peut avoir accès à notre tableau de suivi et de KPI de DesignOps.
      
• Objectif 2 : Mettre en place les bons rituels et canaux de communication au sein de la nouvelle équipe.
  • Key results :
    • 100% des responsables équipes sont satisfaits du nouveau format des weekly meeting et des 1to1 meetings.
    • 80% de taux de participation lors de la première réunion d’équipe avec l’ensemble de la nouvelle équipe au complet.

Comment mesurer un OKR en tant que DesignOps

Peter Drucker, conseiller en management, résume ainsi le principe des OKR: « Ce qui ne peut pas être mesuré ne peut pas être amélioré ».

Les entreprises les plus performantes mesurent tout, tout le temps. Les mesures leur permettent de rapidement améliorer leur performance. Pour illustrer l’importance de la mesure, on peut utiliser l’image du marathonien. Il doit mesurer la distance pour s’entraîner et le temps pour évaluer sa performance. Sa vitesse devient son indicateur de performance.

En amont vous devrez réfléchir à la manière dont vous allez collecter les données de mesure. Avec quels outils et sous quelle forme allez vous collecter ces données ? (sondage, enquête, outil d’analytique, entretien, test, etc.). Comment allez-vous présenter les résultats ?

Partager ses OKRs avec son équipe

L’idéal est de mettre en commun les OKRs de l’équipe afin d’avoir une vision complète de l’avancée des chantiers de l’équipe. Pour cela vous pouvez créer un tableau de bord OKR partagé avec l’équipe. De notre côté, on consulte ce tableau de manière hebdomadaire. Cela permet de suivre l’avancement des chantiers, pour ne pas perdre la “Big Picture”. Pourquoi ne pas ajouter, comme dans ce tableau un “Trust index » ? Il indique le pourcentage de réalisation du Key Result afin contrôler la progression de ces initiatives.

Aller plus loin dans sa practice DesignOps en créant un tableau de bord de suivi

Encore mieux que de donner de la visibilité sur les objectifs DesignOps au sein de mon équipe, j’ai voulu créer un tableau de bord complet des chantiers DesignOps, accessible pour toute l’entreprise. Ce tableau de bord permet de comprendre l’avancée détaillée des différents chantiers en cours en un seul coup d’oeil. En effet, lors de ma dernière arrivée en mission, j’ai été rapidement confrontée au constat qu’une grande majorité de mes collègues, ne connaissait pas la mission et surtout le périmètre du DesignOps. Alors quoi de mieux qu’un dessin, ou plutôt un tableau concis, afin d’évangéliser les objectifs de sa mission de Design Ops au sein de l’entreprise ?

Concrètement ce tableau comporte :

• Une vue d’ensemble des différents chantiers regroupés par objectifs avec pour chaque projet : le sous-objectif auquel répond le projet, le timing, l’état d’avancement, le fameux “Trust Index’, les dernières actions menées, les points d’attention ou de blocage éventuels et les prochaines actions et/ou livrables.
• Une vue détaillée de chaque initiative avec son objectif, ses KPIs (Key Performance Indicators), ses contributeurs, sa méteo et sa tendance, ses principales informations, ses principaux livrables et deadlines et ses points de vigilance.

A vous maintenant de choisir l’outil idéal pour réaliser ce tableau de bord. En ce qui me concerne j’ai utilisé Figjam, par soucis de praticité comme nous n’avions encore aucune base de connaissance existante chez mon client, mais des outils comme Coda, Notion, Confluence (et bientôt Loop de Microsoft ?) ou un simple fichier Excel ou Google Sheet ferait aussi certainement l’affaire.

Conclusion et principaux enseignements de cette approche

Pour conclure sur cette approche d’alignement et de priorisation des chantiers, je vous propose de prendre du recul et d’identifier ses avantages et ses limites, du moins depuis mon petit spectre personnel.

Les avantages

• Le méthode des OKR permet de se fixer des objectifs à court terme qui doivent être atteignables, et par conséquent de se rendre acteur de sa propre charge de travail. Si un objectif est trop ambitieux pour Q1, on le découpe et on voit ce qui est réalisable dans un temps donné. C’est en quelques sortes une version MVP (Minimum Value Product) de ses propres objectifs, qui permet d’avoir une vision 360 de son champ d’action.
• Plus qu’un outil de pilotage, les OKRs sont un parfait outil de communication. En fixant vos OKR vous pourrez également gagner du temps lors de vos revues trimestrielles, votre communication sera claire et concise :
  • Voici un rappel de nos Objectifs et Résultats Clés (OKRs) pour ce trimestre, ainsi que notre évaluation de l’atteinte de ces KRs.
  • Et maintenant vous trouverez OKRs pour le prochain trimestre
  Il est important de garder en tête que souvent, la qualité de votre communication est associée à la qualité de votre travail. Une communication confuse ou désorganisée et votre travail sera dévalorisé.
• L’approche permet de rendre les données accessibles à tous. Je répète mes OKRs à mes utilisateurs pour leur donner mes progrès en temps réel et expliquer pourquoi je ne peux pas répondre à leur demande immédiatement. Cela évite les attentes décevantes.

Les limites

• Une telle démarche n’est pas toujours évidente à faire adopter par les équipes. C’est un travail qui peut paraître très chronophage, et qui vient s’ajouter à la charge projet déjà existante. Et pourtant une vision partagée des objectifs de l’équipe permet de créer plus de synergies et de valeur.
• Ce travail permet de créer de la transparence sur l’efficacité du travail des équipes et dans certaines organisations traditionnelles tout le monde n’est pas prêt à un tel partage.