F.L.E.U.R. , notre framework pour créer une organisation auto-apprenante

10 printemps, ça fait de belles plantes. On a vu germer dans le jardin de Monsieur Guiz un framework puissant : F.L.E.U.R. 

5 pétales et deux racines pour créer une organisation auto-apprenante et capitaliser sur la montée en compétence de vos équipes

Comment faire en sorte que l’apprentissage en continu et le développement humain soient au cœur d’une culture d’entreprise ? Avec le modèle FLEUR ! Un framework maison, fruit de nos 10 ans d’accompagnement en déploiement d’organisation d’équipes et montée en compétences. Présentation :

“Combien de temps allouez-vous à la progression de vos équipes ? Et à travers quel dispositif ?”

Les réponses ? La plupart du temps, elles restent évasives… 

Voici les deux premières questions que je pose quand un client vient me voir pour me parler d’un projet de transformation (agile, scale, réorganisation, product led-growth, feature team… mettez derrière la notion que vous souhaitez).

Je vais vous présenter le modèle qu’on a conçu chez Monsieur Guiz pour poser les bases d’une organisation auto-apprenante. Son petit nom ? Le framework FLEUR. Parce qu’il ressemble à une fleur (tout simplement). Et qu’il correspond à l’acronyme suivant :

• F.ormation
• L.earning expeditions
• E.change entre pairs 
• U.rgence
• R.essources asynchrones

Pour vous aider à mettre en place ce framework, F.L.E.U.R a aussi son canva ! Et évidemment on l’a aussi déployé chez nous et on continue de l’améliorer !

Constat : la montée en compétences est souvent la dernière roue du carrosse

Quand on parle de structuration d’équipe et d’amélioration de la performance, le développement en continu des compétences est loin d’être la première chose qui vienne en tête. C’est dommage mais compréhensible :

On se dit qu’il y a plus prioritaire

Tout le monde a envie de mettre l’apprentissage au cœur de ses process. “Mais bon, on a une deadline serrée à tenir en ce moment donc plus tard…” Tant pis si nous sommes sur des métiers qui évoluent constamment et nécessitent de s’adapter très vite !

On peut combler le manque de compétences par un apport de l’extérieur

“Embauchons des UX Researchers, des API Product Managers, des PO Design System,…” 
C’est simple, on cherche des ressources qui ont déjà des compétences, et bien sur en espérant qu’elles diffuseront ces compétences en interne.

On est tous confronté au biais de nouveauté

Une méthode pour faire travailler les équipes efficacement ensemble ! “Des features teams, SAFe 6.0, Shape Up, FOCUSED, ou la dernière hype que j’ai vu passer sur Linkedin…” 
Ce sont souvent de bonnes initiatives, nécessaires pour faire évoluer les modèles de nos organisations.
Mais qui dit “nouveau” dit surtout nouveaux problèmes qu’on n’a pas anticipés ! 

Notre constat c’est que le plus souvent, la vraie raison tient à un manque de guide structuré. Et même avec la volonté d’avancer, les organisations ne savent pas souvent ce qu’il faut faire en la matière… donc elles ne font pas grand chose.

Le framework FLEUR vient répondre à ce besoin de marche à suivre clair et précis. La bonne nouvelle, c’est qu’avec un minimum de discipline et d’investissement, il peut se mettre en place progressivement dans n’importe quelle organisation !

Framework F.L.E.U.R, 5 pétales et 2 racines

Allez, cessons de tourner autour du pot et présentons le framework FLEUR. Ce modèle repose sur deux piliers :

• Un centre de support et de développement matérialisé par 5 “pétales”, afin que les équipes puissent progresser en autonomie et de manière scalable. 

• Un organe de visualisation et d’alignement contenant 2 “racines”, qui met en lumière le rôle primordial des Ops dans ce processus

Les 5 “pétales” du centre de support et de développement du framework

Commençons par les composants fonctionnels du modèle, qui constituent autant de manières de se développer au sein de ce vaste terrain de jeu.
Chaque feuille est basée sur un besoin que peut rencontrer un membre de l’équipe.

F comme Formation

Objectif : Acquérir des nouvelles connaissances

C’est souvent la seule brique dans les entreprises quand il s’agit de développement de compétences. C’est bien… mais guère suffisant !

Il n’est pas rare que ces formations soient allouées en fonction des intérêts et des motivations des personnes, et pas nécessairement des besoins du service ou du parcours carrière du collaborateur dans l’entreprise.

Les conseils pour que ça fonctionne bien :

• Préférez des modules ciblés sur une problématique plutôt qu’un thème généraliste
• C’est démontré, vous aurez oublié 75% de ce qu’on vous a appris, rien de tel que la pratique 😉
• Jetez un oeil à Peerz, une plateforme de pairing de Product People
• Mettez à jour (ou créez) votre career path ! 

L comme Learning Expeditions

Objectif : S’inspirer de ce qui se fait ailleurs

Comment savoir ce que je ne sais pas ? En allant découvrir ce qu’il se passe à l’extérieur ! 

Structurer sa veille, participer à des meetups, faire des Lunch & Learn avec d’autres personnes du métier… Tout ce travail exploratoire aide les équipes à consolider leurs acquis et à découvrir d’autres modèles et façons de faire.

Les conseils pour que ca fonctionne bien :

• Développez/Sollicitez votre réseau : on est souvent étonné du nombre de personnes qui prennent du temps pour partager !
• Identifiez des influenceurs 
• Rejoignez les communautés de pratique (comme We Love Product par exemple 😉 On est déjà + 1500 membres !)

E comme Échange entre pairs

Objectif : Partager ses standards entre pairs

On parle ici de groupe de travail thématique. Ce type d’exercice est très connu dans le monde du développement ou du design, comme les Coding Dojo ou les Design Critics.

Cela consiste à réunir un petit groupe de personnes qui connaissent des difficultés similaires pour qu’elles puissent apprendre, ensemble, à faire les bons gestes dans leur pratique.

Les conseils pour que ca fonctionne bien :

• Désignez une personne en lead pour l’orchestrer
• N’essayez pas d’embarquer tout le monde en une seule fois, cherchez plutôt des personnes qui partagent un même problème
• Formalisez des livrables activables en sortie !
• Challenger son équipe en participant aux Ateliers du produit !
• Identifiez les thèmes les plus récurrents et alimentez votre base documentaire avec.

U comme Urgence

Objectif : Obtenir de l’aide rapidement

Régulièrement sous-évalué et peu structuré, ce dispositif permet de répondre à une question ponctuelle d’une personne qui nécessite une réponse rapide. On peut penser à un canal “Help” sur Slack ou sur Teams. La vitesse des réponses est “LE” KPI pour évaluer sa performance (chez nous, c’est entre 5 et 10min 😁)

Il n’est pas rare que les canaux ne soient pas toujours bien structurés. La difficulté ici, ce n’est pas d’avoir le bon outil mais plutôt d’en fixer le cadre : quelles sont les règles ?
Qui est responsable de son animation ? 

Les conseils pour que ca fonctionne bien :

• Créez un channel unique pour aider l’équipe ! #help
• Nommez des “sachants” qui ont pour mission d’apporter des réponses
• Donnez vous des règles d’utilisation de ce channel (temps de réponse attendu par exemple) et plus globalement de votre messagerie instantanée
• En tant que manager, Incitez vos équipes à l’utiliser, chaque fois que vous en avez l’occasion

R comme Ressources asynchrones

Objectif : Permettre à chacun de trouver des informations en autonomie

L’idée est d’avoir une base de connaissance structurée au sein de l’entreprise afin que tout le monde puisse s’y référer à tout moment. Cela peut prendre la forme d’un Notion, d’un Confluence, d’un Google Drive… 

Voici plusieurs exemples de thèmes pertinents :

• Les ressources nécessaires à l’onboarding
• Le suivi des projets
• Les fiches récapitulatives et modop des assets de l’équipe
  (méthodologie, outils, ateliers …)
• Les organigrammes, présentation de service, contact, …
• Une bibliothèque
• La veille faite par les équipes

Les conseils pour que ça fonctionne bien :

• Définissez une structure d’information flexible, un modèle d’arborescence n’est souvent pas suffisant
• Dédiez une (ou plusieurs) personne à la bonne tenue de cette base
• Faites vivre le contenu, en le mettant souvent en avant
• Structurez une veille active et ciblée  

Voici pour les éléments tangibles. Passons maintenant aux éléments moins visibles mais tout aussi importants pour faire vivre… et donner de la sève et de l’énergie à chacune des pétales ! 

Les 2 “racines” de l’organe de visualisation et d’alignement du framework

Dans les entreprises avec lesquelles nous travaillons, nous retrouvons souvent, de manière parcellaire, quelques pétales évoqués au préalable. Le plus souvent portés par des initiatives personnelles et donc isolées. Mais rarement structuré et permettant d’en faire une vraie pratique scalable !

Notre conviction : ce modèle doit être animé par un rôle d’Ops (Product Ops, Design Ops…), le bras armé de la structuration des practices.

Ce qui ne signifie pas que ces derniers doivent tout faire, nous conseillons vivement de chercher les “champions” qui vont faire vivre au quotidien le modèle. 

Selon nous, consacrer 2 heures par semaine à l’apprentissage est un standard vertueux autant pour les équipes que l’organisation. Ça vous parait énorme ? Il s’agit seulement de 5% du temps de travail hebdomadaire. Améliorer la performance de son équipe est un investissement qui le mérite amplement !

Voyons les deux composants dans cet organe, principalement destiné aux managers (et Ops donc).

Les OKR dédiés

Objectif : Aligner les objectifs d’apprentissage de l’organisation avec les enjeux de votre entreprise

Il s’agit de définir les résultats attendus afin d’orienter les initiatives menées vers cette ambition. Pour ça, on s’appuie sur un modèle pertinent : les OKRs!

En “cascadant” vos objectifs, vous pourrez ainsi déterminer les actions à mener dans votre FLEUR.

Exemple :
Vos designers UI n’intègrent pas assez de tests utilisateurs dans leur workflow ? Objectifs d’actions à planifier dans le framework FLEUR :

• 100% des UI participent à 3 Dojos sur les Tests Utilisateurs organisés par les UX Researchers internes
• 50% des UI ont participé à un événement traitant du sujet
• 100% de l’équipe a lu le livre Discovery Discipline 😉 
• 100% de l’équipe a partagé une fois par semaine un article traitant de ce sujet sur le channel #veille 

Il est important d’avoir une vision d’ensemble consolidée en un unique endroit pour vous permettre d’identifier ce qui avance et ce qui n’avance pas. Lié, évidemment, aux Key Results que vous aurez définis au préalable. Ce qui vous donnera la capacité de détecter un problème d’exécution du plan et de lancer des actions correctives.

On vous laisse découvrir un bel exemple de mise en oeuvre d’un outil de monitoring fait par l’un de nos OPs dans les équipes Design de France TV. 

Un petit tips en passant, on vous conseille vivement de croiser ces éléments à la structure de votre career path !

Un modèle applicable indépendamment du contexte

Avec le modèle FLEUR, vous avez un outil de pilotage léger et facilement actionnable pour permettre la montée en compétence de vos équipes. 

C’est, d’après nous, le modèle le plus structuré pour faire en sorte que les équipes s’améliorent. D’autant qu’il s’applique à tout d’entreprise, de taille d’équipe et de métiers ! Et pour le mettre en place, vous disposez d’un canva, plus d’excuses !

Son avantage principal : baliser clairement le chemin de ce qui est nécessaire pour créer une culture interne de l’apprentissage permanent.

Comme pour tout principe d’amélioration continue, ne faites pas un reboot, on vous conseille plutôt de commencer par le bâtir sur votre existant et d’ajouter des pétales au fil de l’eau. Et si vous souhaitez nous aider à faire un plus grand jardin, on est preneur de vos avis ! Comme tout apprentissage, ce modèle est itératif 😉

Monsieur Guiz a planté une graine et peut vous aider à faire germer de grands projets !