J’ai testé Session Lab pour créer et structurer un atelier

Qu’est ce qu’un atelier ?

En product management, un atelier est une session de travail rassemblant les parties prenantes d’un produit (clients, équipes travaillant sur le produit) dont la durée, prédéfinie, peut varier de quelques heures à plusieurs jours. Un atelier a pour objectif d’aborder une ou plusieurs problématiques, afin de faire émerger des connaissances et un savoir qui permettront à terme d’augmenter la valeur ajoutée du produit, que ce soit au niveau de la chaîne de création de valeur ou de la satisfaction d’un besoin utilisateur.
Le story mapping est un exemple d’atelier, il est utilisé par le product owner (PO) pour définir, ou faire évoluer, le parcours utilisateur et les fonctionnalités d’un produit.

Le PO peut être amené à créer son propre atelier. Cela dépendra de la problématique qu’il souhaite étudier ou toute question liée au produit qu’il souhaite aborder. En effet, parfois, les ateliers existants ne sont pas adaptés ou nécessitent des modifications pour permettre d’atteindre le résultat souhaité.

L’animation d’ateliers fait partie des activités qu’un product owner peut être amené à pratiquer dans le cadre de son travail. Le rôle du PO consiste à concilier les intérêts des utilisateurs et de l’entreprise afin de proposer le meilleur produit. Pour ce faire, il dispose d’une boîte à outils dont les ateliers, entre autres, font partie.
Vous ne vous sentez pas particulièrement à votre aise avec le concept de product ownership ? Je vous conseille ce podcast sur ce rôle plus que jamais prisé au sein des organisations en pleine transition numérique. Et dont le métier peut impliquer la création, l’évolution ou le décommissionnement d’un produit numérique.

Et SessionLab dans tous ça me direz-vous ?

Le but de cet article n’est pas d’expliquer comment créer ou animer un atelier, mais plutôt de faire un retour d’expérience sur la préparation et la structuration d’un atelier. Pour une première expérience de cette envergure (un peu moins de 20 participants) je me suis appuyé sur un outil. SessionLab. C’est un logiciel en tant que service qui aide à la planification d’ateliers. Ce dernier a facilité mon autonomie, ma prise d’initiative et l’échange avec mes collaborateurs sur le sujet.

Réflexion, structuration…

La tenue d’un atelier est généralement motivée par la recherche d’une solution à un problème. On a besoin de mettre en commun différentes expertises pour créer la connaissance nécessaire à la résolution du problème. Le plus souvent sous la forme de tâches, de petits exercices d’expressions d’idées, d’inventaires, d’hypothèses, de tests, etc. Les résultats de ces exercices devront être recueillis, compilés et étudiés ; afin d’en extraire un savoir à valeur ajoutée exploitable pour le produit et ses utilisateurs.

L’atelier nécessite donc une préparation en amont, de l’organisation et de la rigueur pendant, ainsi que de la synthèse pour la restitution et l’exploitation en aval. Pour ce faire l’idéal est de bien définir le problème que l’on essaie de résoudre et les questions auxquelles nous souhaitons répondre ? Cela va nous amener à nous questionner sur le comment obtenir des réponses pertinentes à nos questions. Dans bien des situations, il existe des dizaines d’ateliers prêts, testés et approuvés. Dans d’autres situations on peut être amené à créer un atelier ou adapter quelque chose d’existant pour s’adapter aux contraintes de sa réalité de terrain. Le plus souvent ce qu’il se passe c’est qu’il y a plusieurs problématiques, une principale et plusieurs sous-jacentes.

Cela a été mon cas. Une problématique globale chez un client au sujet des flux de travail et de leur performance, notamment au niveau de la collaboration entre les équipes produit et IT, avec un impact non négligeable sur le time-to-market. Cette dernière se traduisait en d’autres problématiques plus spécifiques (communication, process, outils, etc.) Nous avions un temps limité, des obligations de résultats, de livrables, et une enveloppe budgétaire. Il faut donc faire du sur-mesure pour s’adapter à ses conditions. Cela va passer par de la rationalisation. Quelles sont les problématiques les plus pertinentes à aborder pour le client ? Dans quel ordre (traiter les priorités) ?

Comme mentionné dans l’introduction de cet article le product owner ou product manager dispose de nombreuses ressources et outils. Selon l’organisation dans laquelle il évolue il aura accès à des utilisateurs, des expertises métiers, techniques, business et une connaissance suffisante pour bien orchestrer le tout.

… & visualisation

SessionLab aura pourra rôle de l’aider à rendre dans un format collaboratif et pratique le fruit de sa réflexion.
C’est la volonté de restituer le travail de réflexion effectué en amont qui m’a mené à le représenter dans SessionLab. Cette visualisation m’a permis d’approfondir la préparation du contenu et la planification du déroulé. Notamment car j’ai pu partagé sous un format adapté le déroulé détaillé de l’atelier, le fruit de la réflexion en amont (pertinence des problématiques constatées, interlocuteurs clés, adéquations des exercices avec les objectifs à atteindre etc.). Dans le but de vérifier auprès de mes collaborateurs la pertinence du travail de préparation.

Une fois que vous décidez de restituer votre travail de préparation en créant une session voici l’écran qui vous sera proposé :

On retrouve une disposition des informations assez classique :

Un premier bloc (1) horizontal où on retrouvera en haut à gauche le logo de l’application. Juste à côté la durée totale de l’atelier puis son nom. Une courte phrase indique la sauvegarde automatique. En haut à droite des informations génériques (partage, compte utilisateur, aide etc.) Toujours dans le premier bloc, au second niveau, on retrouve le programme de l’atelier sous forme d’onglets : d’abord la vue d’ensemble (overview) puis par jour (si votre atelier se déroule sur plusieurs jours).

Le second bloc (2), la partie principale qui occupe les deux tiers de l’espace gauche de l’écran, contient les blocs qui représentent les différentes parties de l’atelier. Comme on peut le voir dans la représentation ci-dessus on peut y indiquer une durée de temps, un titre (ice-breaker), une description (les consignes à l’intention des participants par exemple) et des informations additionnelles (le matériel à ne pas oublier, et une astuce pour la modération par exemple). La durée totale de l’atelier indiquée dans le premier bloc est réglée automatiquement sur la somme de la durée des différents blocs qui vont composer la session. Une couleur permettant de catégoriser les blocs peut leur être attribuée, chaque couleur représentant une catégorie (exercice, théorie, échanges, pause, brise-glaces/energizers).

Le dernier bloc (3) vient donner des informations complémentaires sur la session en fonction de l’élément sélectionné dans le second bloc et de l’option associée dans les commandes à droite de ce dernier bloc.

C’est là tout l’intérêt que peut proposer un outil comme Session Lab. Il ne s’agit ni plus ni moins que d’une interface qui va vous proposer de créer des templates personnalisables contenant des blocs contenant des informations (durée de temps, consignes, matériel, toutes indications utiles dans le contexte). On peut créer autant de blocs que l’on souhaite et les remplir avec toutes informations que l’on estimera nécessaire. Cela a l’avantage de permettre de découper et détailler, selon le niveau de précision souhaité, le déroulé de son atelier. Pour ce faire il aura été nécessaire de se poser en amont quelques questions primordiales : Quel problème veut-on résoudre ? Quels sont les participants désignés ? Quel sera le matériel nécessaire au bon déroulé de l’atelier ? De combien de temps je dispose ? Quel est l’objectif de l’atelier ? Comment le considéra t-on comme atteint ? Il s’agit là uniquement de quelques exemples, bien évidemment.

Dernier point non négligeable, le travail effectué pour un atelier pourra être sauvegardé et modélisé afin d’être réutilisé à posteriori. En effet il est possible d’utiliser les templates existant ou d’en créer de nouveaux. Le tout en gardant cette facilité de partage qui facilitera la collaboration et la création d’ateliers futurs.

L’objectif de ce retour d’expérience était de partager le cadre que SessionLab peut mettre à disposition lorsqu’il s’agit de préparer un atelier. Ainsi que les aspects pratiques que peut revêtir l’outil en terme de rationalisation, de structure et de partage. N’hésitez pas à me partager vos retours sur la préparation d’ateliers si vous en avez.

Aperçus de programmes d’ateliers dans SessionLab (un design sprint et un atelier de story mapping) :