Depuis plus de 10 ans, les outils dédiés aux UX et UI Designers se multiplient et favorisent une plus grande collaboration. Des évolutions nécessaires et utiles lorsque l’on est plusieurs à devoir travailler sur les mêmes projets.
Je vous partage mon retour d’expérience sur la mise en place d’un outil de design collaboratif, dans un cadre et contexte de projet bien spécifique.
À la recherche d’un langage commun
Monsieur Guiz a été sollicité pour monter toute une équipe de choc et j’ai eu la chance d’en faire partie : 100% remote, composée de Designers et de Product Owners et d’un Directeur de Projet. Nous avions pour mission le lancement d’un portail d’assurance de voyage dédié aux clients d’une banque connue en Angleterre. Et tout ça from scratch ! Autant vous dire que le challenge était omniprésent, le délai était court et les équipes avec lesquelles on collaborait étaient basées dans 10 pays différents, dont la France.
Nous étions 3 designers au début, puis 4, et nos sujets et parcours étaient transverses; donc le besoin d’avoir un outil de design collaboratif s’est vite imposé.
Les équipes responsables du Design System et qui veillent sur le respect de la cohérence des différents parcours avaient déjà leurs propres outils et travaillaient sur Sketch tout en utilisant Abstract comme outil de design collaboratif.
Et vous vous demandez la raison pour laquelle nous n’avons pas utilisé Abstract ? Les raisons étaient multiples (administratives, organisationnelles…) mais je ne les détaillerai pas ici.
J’ai donc proposé à notre équipe design de faire un POC (Proof of Concept) sur l’utilisation de Sketch Cloud et de prendre collectivement la décision d’approuver ou non cet outil.
Les premières étapes de la mise en place
Elles se sont faites sans difficultés et se résument comme suit :
- Création d’un dossier spécifique projet sur le cloud
- Migrations des fichiers du local au sketch cloud
- Attribution des droits d’utilisation à tous les collaborateurs concernés.
Les + et les –
Au bout d’une semaine d’utilisation, nous avons décidé de faire le point et nous avons listé les retours suivants :
- Collaboration en temps réel facilitée entre designers
- Mise à jour quasi instantanée des fichiers mais pas tout le temps visible par tous les designers
- Création limitée des nouveaux fichiers : les membres, qui ne font pas partie de la licence “Team sketch”, n’avaient pas la possibilité de créer un nouveau fichier mais pouvaient bien modifier et travailler sur un fichier existant (c’était le cas jusqu’au 30 mars 2022) mais n’était pas bloquant pour l’équipe.
- Ouverture des droits aux développeurs et products owner non envisageable dans le cadre du projet pour des raisons de politique interne.
Les premiers ajustements
Nous avons décidé collectivement d’utiliser sketch cloud et de l’officialiser auprès des équipes malgré les petits points de difficulté que nous avons rencontrés. J’ai dû alors finaliser la mise en place veillant sur les points suivants :
- Le respect d’une nomenclature utilisable par tous les designers
- La création d’un cover pour chaque fichier afin de faciliter l’identification visuelle
- Le partage et le maintien à jour de la librairie du design system
La mise en place d’une nouvelle librairie
En avançant dans ce projet, nous avons relevé les points saillants suivants :
- La création d’une version de design par epic, et la liste des epics était assez longue, ce qui signifie qu’on se retrouvait avec une multitude de versions.
- L’organisation et la recherche des derniers composants validés sont devenues de plus en plus complexes
- Des fichiers de plus en plus conséquents = des ralentissements en production
Pour résoudre ces problématiques, nous avons mis en place une librairie de composants spécifiques au projet, elle était basée sur la librairie du design system existant et regroupait les dernières versions des composants complexes créés spécifiquement pour ce projet.
Ce qui fonctionne bien :
- Référencement de la dernière version de chaque Maquette / epic
- Un outil de recherche puissant intégré dans Sketch
- Mise à jour en temps réel
- Fichier partagé sur le cloud et visible par tous
- Le maintien à jour est collaboratif
Les points de vigilance
Malgré le fait que cette mise en place a facilité considérablement le travail collaboratif de l’équipe, deux points importants nous ont bien occupé en termes de recherche et d’amélioration :
- La mise à jour de la librairie spécifique : cette mise à jour n’était pas tout le temps instantanée, parfois il fallait désinstaller et réinstaller la librairie afin de voir apparaître les mises à jour chez tout le monde.
- La mise à jour de la librairie du design system : malgré la volonté d’automatiser au maximum les mises à jour, le design system de base était implémenté sur Abstract, il fallait alors chercher manuellement la dernière version (dès qu’elle est disponible) et faire le remplacement manuellement de la librairie existante par la nouvelle version. Pour ce faire, il fallait utiliser un plugin sketch (Library replacer). A partir de là, des régressions se sont imposées et une revue de maquettes était nécessaire afin de corriger les anomalies.
Pour conclure
Avec Sketch Cloud, nous avons pu mieux collaborer et travailler ensemble sur ce projet. Grâce à la gestion des versions de l’application, il est plus facile de savoir qui a mis à jour un fichier et quand.
Nous avons pu surmonter et détourner les différentes lacunes du sketch Cloud de façon à bien garder un workflow solide.
