Le DesignOps, le maillon nécessaire à la performance de votre pôle Design

Quoi ! Vous avez loupé la nouvelle tendance ? Le DesignOps ? Non, toujours pas ?

On vous fait la petite fiche récap’ pour que vous puissiez en parler d’un air assuré lors de votre prochain meetup avec des Product People !

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Et si vous n’avez pas le temps de lire jusqu’au bout, voici les 4 points clés de la mission d’un DesignOps :

• DesignOps, c’est la contraction entre Design et Ops (de Opération, un peu comme le DevOps)
• Déployer les outils performants de conception et de pilotage du pôle Design
• Faire émerger l’autonomie de l’équipe et de la culture de l’amélioration continue
• Mettre en place un workflow pour les équipes Design s’inscrivant dans la globalité du workflow de production, des ambitions business à la mise en production
• Diffuser la culture Design au sein de l’organisation.

Et tout ça favorise la réduction de votre Time To Market et la qualité de vos produits !

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De nos jours, il n’est plus possible d’envisager de lancer des produits digitaux ou des features sans remettre l’utilisateur au centre et donc que vos Designers aient :

• effectué une user research, 
• analysé la data, 
• créé des persona, 
• mené des ateliers de Design Thinking, 
• wireframé, 
• Invision-né (?), 
• UI kit-é, 
• … 

Ou autrement dit, qu’ils aient effectué toutes les démarches d’un process Design digne de ce nom !

Enfin ça dépend du budget dans le projet, on ne fait pas tout ça à chaque fois…
En fait on le fait rarement… 

Un PM en difficulté pour engager une démarche Design

Mais vous avez constaté que malgré le travail de qualité engagé, on a souvent des “zones de frictions” au moment de :

• prendre en charge une nouvelle demande
• s’assurer des dates des livrables
• mesurer la charge de l’équipe
• s’assurer de pouvoir livrer les équipes de Dev dans un format adapté et au bon moment (aaah les sprints…)
• collaborer avec les stakeholders et Business Owner

Et parfois on peut aussi se demander où ont bien pu passer les réponses aux enjeux business… 

Pas rare non plus que lorsque vous demandiez des engagements sur les livrables, on vous réponde que :

« le processus créatif ne peut être figé facilement dans le temps »

ou

« on est en phase Research, on ne peut pas le planifier sur un Gantt »

ou bien encore

« il est nécessaire d’avoir des phases d’interruption dans notre process Design »

et donc :

« ok, il y a un peu de retard,
mais dès que le Design System sera prêt, tout ça ira beaucoup plus vite »

Tout ça on l’entend bien quand ce sont les pro du design qui en parlent. Mais leur réalité est rarement la vôtre, ne nous mentons pas !
Bref c’est un peu compliqué de s’y retrouver et de piloter le flux d’activité quand vous devez vous coordonner avec vos parties prenantes pour tenir vos échéances de release.

Focus sur les 3 principales interventions du DesignOps :

1/ Déployer des outils de conception et de pilotage de l’activité

Parce que photoshop a été remplacé par Sketch depuis longtemps (si, si), qu’Axure est utilisé uniquement par certains Designers de plus de 35 ans, que Figma c’est mieux que Flinto mais peut être que XD a des atouts, en même temps il y a Marvel, et en revanche pour les exports, on ne passe plus par Zeplin maintenant que Invision a quelques features intéressantes..

Les outils du design sont de plus en plus riches et de plus en plus complexes, comme pour l’activité de Design ils se spécialisent chaque jour.

Le DesignOps aura donc pour mission de trouver les outils les plus pertinents et efficients par rapport aux travaux de l’équipe. Il devra les standardiser et savoir expliquer ses choix à l’équipe.

En parallèle, il continuera de faire une veille active pour être toujours force de proposition face aux problèmes qui peuvent émerger du flux de travail de l’organisation. Ce qui devrait amener à l’élaboration d’un Design System.  

Une brique déterminante de cette intervention, c’est aussi de trouver des outils de pilotage adaptés à l’équipe ! Parce que oui, ce qui ne se mesure pas ne peut pas s’améliorer.

Le conseil Monsieur Guiz :
Venez faire votre veille sur WeLoveProduct! pour échanger avec d’autres product people, il y a toujours des actualités fraiches sur ces sujets ;)

2/ Tourner l’équipe vers l’amélioration continue à l’aide des rituels et Serious Game

Bien que les précurseurs du DesignOps les aient opposés, on ne peut pas nier qu’il y a une forte similarité avec la fiche de poste d’un Scrum Master !

Rendre les équipes autonomes dans leur pilotage de charge, organiser des moments dédiés à l’amélioration continue, formaliser les points d’échanges, faire émerger des solutions à travers des jeux.

Le conseil Monsieur Guiz :
On a piqué quelques rituels à Scrum et Kanban pour engager une démarche d’amélioration continue #ILoveKaizen et forcément pris plusieurs ateliers dans la facilitation et les serious games :
* Le daily meeting pour que tout le monde soit au clair sur ses objectifs journaliers et lever les points de blocage.
* La retrospective pour faire émerger les points de friction, et mettre en place la roue PDCA
* Sans oublier les ateliers de facilitation, à base de lego, de fusée en carton, d’histoire des 3 petits cochons, …!

C’est aussi un DesignOps qui peut faciliter l’intégration des nouvelles recrues !

3/ Définir un processus de conception et de coordination

Comme pour les développeurs, la fonction première des designers est avant tout de « designer ».

Lorsqu’ils passent du temps à faire du pilotage ou du reporting, il ne designent pas.

Est ce qu’on attend d’un Designer qu’il sache traiter un brief des équipes métiers ? bien sûr !
Mais quand il y a 10 demandes par semaine et qu’elles sont parfois toujours incomplètes, où passe-t-il son temps ?

Et pour faire du reporting sur les 15 projets engagés, est-ce qu’il doit être un pro des KPIs de pilotage ?

Le DesignOPS aura donc pour mission de standardiser le travail, de faire émerger un flux où il agira constamment pour en réduire les contraintes et autres muda, muri, mura.

Une fois le flux stabilisé, il lui sera simple de faire du reporting sur les projets en cours et de donner de la prédictibilité sur les projets à venir à ses parties prenantes.

Le conseil Monsieur Guiz :
Commencer par visualiser votre flux de travail et mettre en place votre management visuel, cela permettra à toute l’équipe de comprendre où elle en est et où sont les bottlenecks. 
Mettez en place des mesures !
Placez votre DesignOps dans les rituels et points de rencontre des autres activités de l’organisation : 
* Dans quel comité sont engagées les priorités projets ?
* Quand y a-t-il des rituels agiles pour parler d’amélioration continue entre équipe ?
* Comment mieux collaborer avec le pole data pour alléger le process d'accès à la data
* etc

Et la culture Design dans tout ça ?

Bien que nous considérions que l’adoption de la culture Design doit avant tout être engagée dans une stratégie d’entreprise globale, et non d’avoir un centre de service Design sollicité à la demande, nous avons constaté que le DesignOps est une personne stratégique pour diffuser la “Culture Design” au sein de l’organisation.

De nombreuses analyses démontrent l’impact positif d’une organisation ayant adopté le design, mais avant de pouvoir standardiser le process il va falloir convaincre du bien fondé de ces investissements !
Remettre au coeur des projets les problèmes des utilisateurs, mettre en place une démarche basée sur l’itération, systématiser la mesure des choix de conception, défaire le système de choix basés sur les convictions et favoriser l’empathie …

Autant de challenges qui lui promettent un bel avenir !

Si vous souhaitez avoir des retours d’expérience sur l’implémentation du process Design à l’aide du DesignOps au sein d’une organisation en transformation, contactez-nous !