Back to Basics Management visuel : un taskboard performant !

Back to basics est une série d’articles dans laquelle nous allons revenir sur les fondamentaux, trop souvent oubliés, des plateaux projet. Pour celles et ceux qui veulent rester agiles en toutes circonstances sans perdre le fil, cette rubrique est faite pour vous !

Aujourd’hui, focus sur le Task Board (tableau des tâches), un des outils plébiscités par les agilistes pour intégrer du management visuel dans la gestion des tâches.

Aussi révolutionnaire que la géolocalisation en temps réel, il est le GPS assisté de la conduite de projet. S’il privilégie les yeux plutôt que les oreilles, il est plus parlant qu’une conversation informelle qui se perd facilement, qu’une To Do List papier qui disparaît dès qu’on tourne la page ou qu’une suite de mails que l’on oublie lorsqu’une nouvelle sollicitation surgit. Élément clé des méthodes agiles et idéal pour impliquer les équipes, nous sommes persuadés que le management visuel gagne en efficience si l’on respecte certains fondamentaux. En effet, coller des Post-it au mur et créer un board avec plus de 3 colonnes ne suffisent pas à motiver les troupes.

Alors, comment faire d’un tableau des tâches un allié majeur de la réussite des projets de l’entreprise ?

Les colonnes du task board

À vos scotch, gommettes, surligneurs ! Ne vous méprenez pas, ceci n’est pas un atelier d’art plastique avec votre professeur de 2de mais votre matériel pour réaliser un tableau des tâches, destiné à être exposé sur l’un des murs de votre espace de travail, à la vue de tous. Considéré comme l’un des outils phares du management visuel, il est un artefact représentant l’écosystème de l’évolution du projet, étape par étape. La plupart du temps utilisé par les développeurs, il peut s’étendre à tous les secteurs d’activité. Inspiré, entre autre, de la méthode Kanban, instituée par Jeff Anderson. Il revêt 4 avantages principaux :

• Comprendre facilement le fonctionnement des processus
• Définir une chaîne de qualité visualisable
• Quantifier et mesurer la production
• Repérer les anomalies

De ces 4 avantages on retient 2 objectifs majeurs :

• Impliquer les équipes autour d’une même vision d’ensemble
• Optimiser les processus de production qualitativement et quantitativement

Pour atteindre ces objectifs, votre tableau doit être le plus évocateur possible, ce qui demande de suivre quelques règles essentielles.

Les pièges à éviter…

Les titres des colonnes obscurs

La toute première chose à regarder dans votre management visuel est le nom des étapes qui le constituent : choisir des titres clairs pour chaque colonne est donc primordial. Les différents niveaux de la chaîne de production doivent littéralement “vous sauter aux yeux”.

Les étapes ne correspondent pas à la réalité de l’activité

Après des jours et des jours intensifs de travail, le CMS est prêt à accueillir les nouveaux contenus de votre landing page. Dernière étape : les contribuer sur la toute nouvelle page web flambante neuve. C’est désormais chose faite, seul hic… pas de place pour l’ajout de votre magnifique vidéo,  ce n’était pas sur les maquettes, les specs techniques ne l’ont jamais prévu, ce n’était pas dans le backlog, …

Force est de constater que l’intervention du graphisme avant la phase de conception-rédaction s’est avéré improductif. Qu’à cela ne tienne, un task board n’est pas immuable, il est même vivement conseillé de le faire évoluer. Ne perdez jamais de vue l’essentiel : un tableau des tâches de qualité n’est pas un task board figé du début à la fin mais la photographie à un instant T du projet et de son avancement. En d’autres termes, dans un système agile, les processus ne se sclérosent pas, ils s’adaptent.

A retenir : lorsque vous rencontrez un problème n’hésitez pas à en faire une thématique de rétrospective. Pourquoi ? Vous allez renforcer ainsi la transparence, la cohésion et la mobilisation des équipes. Identifiez le problème : ici, on questionne la structure du workflow puis, challengez la problématique en équipe en débattant de cet item. Dans le vocabulaire agile, on parlera d’amélioration continue.

Plusieurs activités pour une seule colonne

Votre task board comporte 3 colonnes : To Do / Doing / Done. Cette représentation synthétique est parfaite pour se faire rapidement une idée globale de l’avancement du projet. Cette extrême lisibilité n’est cependant pas idéale : si l’on prend la colonne “Doing”, il ne faut pas longtemps pour se rendre compte que cette notion est vague et qu’elle généralise sous un seul mot un nombre important d’activités différentes comme : réaliser, valider, tests utilisateur, réviser…

Afin d’éviter cet écueil, mieux vaut créer des sous-catégories, autant de détails qui vont vous permettre d’optimiser le pilotage de projet.

Plus concrètement, on vous conseille de créer des subdivisions pour les notions générales comme par exemple “Développement” qui devient :

• Cadrage technique
• Développement front
• Test unitaire

Attention toutefois au surdécoupage !

Multiplier le nombre de colonnes permet effectivement d’être plus précis dans le pilotage du flux et s’avère idéal pour identifier la nature des ralentissements tels que les bottleneck (goulot d’étranglement) mais peut également entraîner la démobilisation des équipes. Gagner en précision équivaut aussi à perdre en vision d’ensemble. Plus on subdivise, plus on met l’accent sur l’individualité des tâches.

Conséquence : les membres de l’équipe ont naturellement tendance à se focaliser uniquement sur la tâche qui leur incombe plus particulièrement. Dommage dans un système agile qui prône la mobilisation des parties prenantes autour d’une vision globale. Attention au Scrum Master de ne pas tomber dans un micro-pilotage.

La Definition Of Done ou (DOD)

Deuxième basique que l’on souhaite aborder avec vous : la Definition Of Done.

Considérée comme l’un des éléments les plus importants du management visuel, elle est un des référents qualitatifs de la modélisation de la chaîne de production.

Parlons agile : avant le premier Sprint, le Product Owner et l’équipe ont besoin de s’accorder sur la Definition of Done, qui est un sous-ensemble des activités nécessaires pour créer un incrément de produit potentiellement livrable (Potentially Shippable Product Increment).

Littéralement : “définition du fait”, une DOD représente l’ensemble des éléments qui permettent de s’accorder sur ce qu’est un produit répondant aux critères de satisfaction client et aux normes de qualité nécessaires pour lui livrer une commande.

Pour revenir au tableau des tâches, le rôle de la DOD est de mettre tout le monde d’accord sur ce qu’est la fin d’une étape, avant de pouvoir “passer votre ticket” d’une colonne à une autre. Le ticket étant un Post-it sur lequel sont écrites les tâches à accomplir.

Les pièges à éviter…

Penser que la DOD va de soi

Penser que la DOD va de soi est une erreur courante. La notion d’évidence est à proscrire si vous ne voulez pas perdre un temps précieux au cours du projet. Il faut impérativement vous mettre d’accord en amont et valider ensemble la Check-List des points qui constituent vos DOD. Dans le cas contraire, vous risquez de faire avancer votre ticket trop vite et qu’il se retrouve bloqué au stade suivant et pour cause : il n’aura pas suivi toutes les étapes de validation.

Par exemple, vous devez livrer une Newsletter à un acteur de l’industrie pharmaceutique. Vos contenus sont validés par le service communication, vous passez donc votre ticket à l’étape d’après : mise en page graphique. Oui mais voilà, vos contenus n’auraient pas dû passer par la case mise en page avant d’avoir été validés par le service légal…Une DOD détaillée en check-list vous aurait permis de ne pas faire cette erreur !

Ne pas la rendre visible

En résumé : établissez les DOD avec toute l’équipe et affichez-les en grand. Elles sont vos référents privilégiés pour contrôler l’avancement des tickets.

Notre astuce  : Comme sur l’image, écrivez les DOD en haut des colonnes afin de s’y référer facilement et pour éviter de les perdre des yeux.

La DOD n’évolue pas au fil de l’avancée du projet

Autre point souvent rencontré : vos DOD n’évoluent pas au fur et à mesure du projet. Sachez que ce n’est pas de bon augure. En effet, de par sa nature mouvante et impliquant des parties prenantes hétérogènes, il est rare qu’un projet ne subisse pas quelques changements en cours de route.

La plupart du temps, il faut soit affiner vos DOD en fonction des circonstances qui viennent impacter le projet de base, soit les corriger si vous avez fait des erreurs ou des oublis au préalable.

Essentiel à un projet agile : l’itération et l’incrémentation : ces deux notions sont nécessaires à la compréhension d’un travail de production en Agile. Il s’agit de créer des cycles de production et d’améliorer le produit au fur et à mesure en incrémentant de nouvelles fonctionnalités.

Cette technique de travail permet d’introduire le concept d’”amélioration continue” dans la chaîne de production et peut également devenir une philosophie, un mindset à instaurer au sein de vos équipes  l’amélioration continue.

Il n’est pas rare de devoir ajouter, retirer une DOD ou encore d’en modifier l’emplacement.

Revenons à notre dernier exemple mais cette fois vous soumettez, avant publication, vos pages au service juridique qui vous demande d’ajouter des mentions légales, non prévues dans les spécifications techniques.

Dans ce cas de figure, il vous manque une DOD “vérification des mentions légales par le Service Juridique” avant l’étape de spécification, vous n’avez plus qu’à l’ajouter à votre tableau ! Autant d’adaptations qui vous feront gagner en efficacité et en réalisme.

Dans une volonté d’amélioration continue, la mise en place de points réguliers pour vous assurer de la pertinence des DOD est important. N’hésitez pas à en faire une thématique de rétrospective : ensemble, vous pourrez identifier les défauts de l’organisation de vos processus.

Les tickets

Le ticket est le troisième basique que nous allons aborder dans cet article. Autrement dit, les Post-its que l’on déplace de colonnes en colonnes jusqu’à l’étape finale du “Done”.

Nombreuses sont les combinaisons possibles pour remplir un ticket et libre à vous de leur choisir un contenu personnalisé, tant au niveau de la forme que des couleurs etc.

Malgré cette abondance de choix nous vous conseillons de respecter les fondamentaux suivants, à faire figurer sur vos tickets, pour gagner en efficacité :

• Le numéro du ticket (JIRA / Trello ou autre), pour le retrouver aisément sur les boards digitaux.

• L’avatar de la personne qui travaille sur la tâche

Bon à savoir : il est recommandé  de mettre un seul avatar à la fois même lorsque deux personnes travaillent sur la même tâche, travail en commun ne veut pas dire avoir exactement le même rôle alors autant créer 2 tickets différents pour plus de précisions.

• Le descriptif de la tâche clair et précis afin d’éviter toute confusion.
  Par exemple :
  • N’inscrivez pas : message d’erreur contact
    Mais plutôt : Gestion des messages d’erreur du formulaire de contact
  • N’inscrivez pas : Bug mire de connexion
    Mais plutôt : Impossible de se (re)connecter après une déconnexion
  • N’inscrivez pas : Retroproj Stéphane
    Mais plutôt : Demande au support un rétroprojecteur pour le copil de Stéphane

• Des lettres en majuscule
  ECRIVEZ EN MAJUSCULE, pensez à vos collègues, n’est pas Champollion qui veut, certains n’ont pas appris le déchiffrage des hiéroglyphes. Cela vous permettra aussi de gagner en lisibilité quand vous n’êtes physiquement pas proches du board.
• Les deadlines
  Seulement si le projet est soumis à une date précise.
• La quantité de travail à fournir pour réaliser la tâche
  La taille du ticket est l’évaluation du temps de réalisation. Une petite astuce toute simple est d’utiliser le vocabulaire de l’industrie du textile : XS pour une tâche rapide, XL pour une tâche longue, bref vous avez compris le principe !Plus technique, vous pouvez choisir la méthode Scrum en faisant figurer sur vos post-it des points de complexité
• Le degré de priorités
  Choisissez la simplicité, par exemple : P0 (priorité absolue),P1, P2, P3. Pour encore plus de clarté, vous pouvez opter pour un système de couleur de post-it ou utiliser des gommettes pour les distinguer.
• La valeur Business
  Enfin, dans un cadre de travail Scrum, mettez en avant la business value, critère trop souvent oublié.

Bonus tips : pendant la confection de votre Task Board et le suivi quotidien des tickets, fixez-vous un objectif impératif : l’ensemble de vos collaborateurs doit lire votre board et comprendre les priorités en un seul coup d’oeil. Cela passe par d’autres astuces telles que l’emplacement du ticket dans la colonne : plus il est haut, plus il est prioritaire.

L’autoroute ou le fast way

Véritable passe-droit, l’autoroute est un lieu du Task Board qui symbolise la priorité absolue. Un ticket placé dans l’autoroute doit impliquer l’intégralité de l’équipe : elle devra faire son maximum pour que ce ticket soit traité au plus vite, indépendamment des priorités personnelles.

Les pièges à éviter…

L’accumulation de ticket

Lorsque vous décidez de faire passer un ticket par l’autoroute, assurez-vous que tout le monde comprenne bien l’enjeu de cette priorité. Que ce soit pour des raisons relationnelles ou de rationalisation des process ne confondez pas P1 (haute priorité) et P0 (priorité absolue).

Voici un échantillon des mauvaises raisons de faire passer un ticket dans l’autoroute :

• Des émetteurs de besoin aux priorités floues mais qui veulent que “ça avance plus vite”,
• Une demande du top management que l’on n’ose pas mettre en question
• Des bugs handicapant la production

Comme vous pouvez le constater, le Fast Way peut très vite se retrouver engorgé de tickets, phénomène pour le moins improductif. Conséquence : lorsqu’une autoroute est submergée vous ne faites plus que transposer d’un cran plus haut l’ensemble de vos priorisation de tâches : vos P1 deviennent des P0 (priorité absolue), vos P2 deviennent des P1 etc.

Pour que le fast way de votre task board ne se retrouve pas amputé de son utilité première, nous vous conseillons de vous astreindre à la règle du «un seul ticket à la fois».

Le Frigo

Il arrive parfois qu’une ou plusieurs tâches se retrouvent bloquées et ce pour diverses raisons : attente d’une réponse, une validation manquante, une dépendance technique etc.

Dans ces cas-là, une décision s’impose : plutôt que de laisser les tickets bloqués dans la partie « en cours », ce qui risque de saturer le management visuel et d’entraîner une baisse de lisibilité, dédiez leur une zone spécifique : le frigo.

Les pièges à éviter…

Les tickets congelés

Si vous ne mettez pas en place un système de suivi des actions pour débloquer les tickets au frigo, vous risquez fort de les oublier et de les voir hiberner un trop long moment !

Comment gérer les tickets au frigo ?

Notre conseil : leur dédier des moments spécifiques. Dans une équipe Scrum, le Scrum Master aura à charge d’évoquer ces points lors d’un Backlog Raffinement par exemple.

Comme toujours dans Back to Basics et avant de vous dire au revoir, on vous emmène faire un tour du côté de chez nous. L’occasion de vous montrer ce que l’on a déjà réalisé et qui a fonctionné.

Chez Monsieur Guiz

Comme vous l’aurez compris, il n’existe pas de board idéal. Il y a autant de configuration de board que d’activités et d’équipe, sans oublier qu’ils évoluent au fil du temps.

Le changement est donc un paramètre inhérent au task board élaboré dans un état d’esprit agile.

Vous pouvez vous appuyer sur certains modèles préexistants, dans l’idéal choisissez un de ceux qui vous semble réplicables dans la majorité des contextes, tout en gardant à l’esprit qu’il faudra l’adapter au fur et à mesure.

Il est temps de vous montrer deux types de task board que nous avons déjà expérimentés.

Exemple 1 : un board avec des swimlines (ou ligne d’eau) pour gérer les priorités

• Des tickets complétés avec toutes les informations nécessaires (avatar, point de complexité, numéro JIRA, échéance)
• Des priorités avec 4 niveaux matérialisés par des lignes horizontales (swimlines), pour s’assurer de comprendre ce qui est prioritaire de ce qui l’est moins.
• Des couleurs de post its par typologie de projet

Exemple 2 : un board moins rigide avec d’autres outils

• Des colonnes assez hautes pouvant accueillir de nombreux tickets et permettre de gérer des priorités complexes.
• Des couleurs de tickets permettant de reconnaître les métiers.
• Un frigo « conséquent » pour les tâches en attente.
• Se servir de l’espace autour du board
  A gauche : les rituels, les plannings, les règles et des tips pour gérer les meetings
  A droite : une matrice de management des risques, un burndown et une grille prédictive

N’oubliez pas que la transparence dans le pilotage d’un projet permet d’accroitre le niveau d’autonomie des équipes, et aussi leur engagement, alors affichez-le au mur !

Si vous souhaitez vous former aux différentes méthodes et outils du management visuel, rendez -vous sur notre formation dédiée !

One more thing

Nous n’allions pas vous quitter sans vous laisser un petit quelque chose ! C’est pourquoi nous vous avons préparé un kit imprimable pour éditer vos titres de colonnes, ainsi que des pictogrammes associés et des DOD.  Bref, tout le nécessaire pour confectionner un board à faire pâlir d’envie la concurrence !